Эксперты считают конгрессный туризм одним из наиболее перспективных направлений в России. Способствовать его развитию должны удобные и эффективные интернет-сервисы. О том, как решается эта задача в "Райзебюро ВЕЛЬТ", рассказала руководитель отдела развития продаж компании Анастасия Столярова.
Сейчас клиенты могут забронировать в он-лайн любую туруслугу. Но для участников мероприятий обычные сервисы не подходят. Какие инструменты используют ваши клиенты – участники и организаторы мероприятий?
- Мы разработали собственную комплексную он-лайн систему по автоматизированному управлению мероприятием. Система включает в себя три модуля: регистрационную форму, "личный кабинет" клиента и "личный кабинет" организатора мероприятия. Регистрационная форма позволяет клиентам самостоятельно бронировать все услуги: гостиницу, трансфер, экскурсии, визовую поддержку – абсолютно все, что они сочтут для себя нужным.
Зарегистрировавшись и оплатив услуги, клиент получает пароль и логин для доступа в "личный кабинет", где отображается вся информация о заказанных услугах, и, где он может корректировать их и следить за исполнением заказа. Более того, клиент может отсканировать необходимые для мероприятия материалы (научные статьи и т.п.) и разместить их в своем "личном кабинете".
Кроме того, клиент имеет возможность самостоятельно загрузить в свой "личный кабинет" и отправить нам документы на визовую поддержку из любой страны мира.
Информация из "личного кабинета" клиента в режиме реального времени связана с операционной системой обработки заказов "Райзебюро ВЕЛЬТ". Все заказанные услуги мгновенно формируются в тур, и поступают к нашим менеджерам. Если есть необходимость, клиент дополнительно всегда может связаться с менеджером компании по электронной почте или позвонить по телефону.
Для организатора мероприятия мы также даем логин и пароль для доступа в его "личный кабинет", который в свою очередь также связан с операционной системой обработки заказов "Райзебюро ВЕЛЬТ". Таким образом, организатор освобождается от рутинной работы по отслеживанию туристических заявок от гостей, и может больше времени заниматься организацией самого мероприятия. В частности, обсуждать с участниками их доклады, которые становятся доступными после того, как участники размещают их в своих "личных кабинетах".
Точно такой же инструмент с марта этого года мы предлагаем для организаторов выставок.
Насколько востребован столь высокотехнологичный инструмент?
- Некоторые заказчики принимают решение в пользу нашей компании именно из-за удобства использования автоматизированной системы управления мероприятием. Они понимают, если участникам сказать, что они должны организовать себе поездку в Россию на конференцию самостоятельно, по отдельности заказывая все услуги, то, принимая во внимание сложности в оформлении визовых документов для поездки в Россию, многие иностранные участники просто не справятся с данными формальностями и откажутся от участия в конференции или ином деловом мероприятии. Удобство для участников – "ключ" к успешному мероприятию.
Кроме того, наличие такой системы свидетельствует о стабильности и успешности компании. Мы инвестировали значительные средства в ее разработку и развитие. У нас есть ряд заказчиков, которые ждут размещения системы у себя на сайте, так что у наших ИТ-специалистов уже расписано время для адаптации модуля под конкретные проекты.
Как решается проблема с персональными данными, закон о которых вступает в силу 1 июля?
- В соответствии с законом все наши клиенты подписывают договоры об обработке персональных данных. После окончания мероприятия все персональные данные клиентов мы уничтожаем. Хочу подчеркнуть, что компания "Райзебюро ВЕЛЬТ" имеет действительный международный сертификат качества ISO 9001:2008. Это означает, что работа и управление бизнес-процессами в компании проводятся в соответствии с требованиями данного стандарта
Насколько мне известно, в России пока нет единого портала или ресурса, который содержал бы полную информацию о возможностях для проведения у нас различных международных встреч, конференций, симпозиумов и т.д. Не планируете ли вы, как специализированная компания по приему иностранных деловых туристов, какой-то технологичный инструмент для оптимального подбора конференц-площадок?
- Сейчас мы находимся на стадии завершения создания специального портала для заказчиков- организаторов конференций. На этом портале они смогут получить достоверную, полную и консолидированную информацию о возможностях проведения в России мероприятия любого масштаба и на любой бюджет. Организаторы мероприятий смогут подобрать конференц-площадки в Москве, Санкт-Петербурге и других городах России в соответствии с бюджетом и необходимой вместимостью залов, посмотреть варианты оборудования, стоимость основных видов кофе-брейка, подобрать оптимальную стоимость размещения в гостиницах и забронировать другие туристические услуги: транспорт, экскурсии, визы.
Можно ли уже оценить популярность портала?
- Интерес к порталу уже есть, хотя пока он работает в тестовом режиме. Интерес понятен, ведь это – очень удобный способ заказать все услуги одновременно в одном месте. На портале представлены цены от поставщиков услуг-гостиниц, что позволяет заказчикам сравнить стоимость различных поставщиков и сформировать полный пакет услуг. Также мы разместили на нем раздел "как организовать деловое мероприятие в России", где пошагово объясняем с профессиональной точки зрения, как это сделать.
На портале также присутствует в тестовом режиме наша автоматизированная система с тем, чтобы организаторы самостоятельно могли оценить ее удобство и преимущество в управлении мероприятием.
Этот сервис предназначен только для ваших партнеров? Могут ли на портале разместить свои предложения те компании, поставщики услуг, с которыми вы пока не работаете?
- Портал очень привлекает поставщиков, которые могут через него во всей полноте донести до клиентов свои конгрессные возможности и ценовые предложения. Любая площадка или гостиница сможет войти в данный проект и продвигать свои возможности. Правда, только после экспертной оценки, которую мы проводим по нашим требованиям к качеству. И если площадка или отель соответствует принятым в компании стандартам, заключаем договор, и размещаем информацию на портале.
У нас разработаны универсальные анкеты для поставщиков, и мы заинтересованы в привлечении новых партнеров: чем обширнее на портале информация, тем привлекательнее он для заказчиков.
Хочется верить, что, внедряя высокотехнологичные сервисы, мы вносим свой посильный вклад в развитие конгрессного туризма в России.
